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Eingangsrechnungen erfassen, ohne sie abzutippen

Lieferscheine, Materialrechnungen, Tankbelege. Jeder Beleg wird einmal gelesen, einmal abgetippt und einmal abgelegt.

Woran es im Alltag hakt

  • Belege kommen als Papier, als PDF und als Foto aus dem Handy
  • Beträge und Positionen werden von Hand in die Buchhaltung übertragen
  • Am Monatsende fehlt immer ein Beleg, und niemand weiß wo er liegt
  • Die Zuordnung zum Auftrag passiert aus dem Gedächtnis

Wie es danach läuft

  • Belege werden fotografiert oder weitergeleitet, der Rest passiert im Hintergrund
  • Lieferant, Betrag, Datum und Positionen werden ausgelesen und vorbelegt
  • Die Zuordnung zum Auftrag wird vorgeschlagen, du bestätigst nur noch
  • Am Monatsende steht alles beisammen, statt gesucht zu werden

Wo die Grenze liegt: Die fachliche Prüfung bleibt bei dir und deiner Buchhaltung. Ausgelesen wird, was auf dem Beleg steht, nicht ob der Preis stimmt.

Häufige Fragen

Funktioniert das auch mit Handyfotos vom Lieferschein?
Ja, das ist sogar der häufigste Weg. Wichtig ist nur, dass der Beleg vollständig im Bild ist und nicht zu stark verknittert.
Landet das automatisch in meiner Buchhaltung?
Das hängt von deinem Programm ab. Viele gängige Systeme lassen sich anbinden, bei anderen entsteht eine Datei zum Einlesen. Was bei dir geht, klären wir im Erstgespräch.
Was passiert mit den Daten?
Wo die Belege verarbeitet werden, entscheidest du. Für Betriebe mit sensiblen Daten läuft die Verarbeitung auf eigener Hardware, ohne dass etwas das Haus verlässt.
Muss mein Steuerberater mitmachen?
Sinnvoll ist es. Er sagt dir, in welcher Form er die Daten braucht, und danach richten wir die Übergabe ein. Meist spart das auf beiden Seiten Arbeit.

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